18/10/2022 205 lượt xem Cỡ chữ Hiểu về tổ chức sự kiện trước khi biết quy trình tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (tiếng Anh: event management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức. Quy trình tổ chức sự kiện là phần quan trọng trong quản lý sự kiện. Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được. Tầm quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện Tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện vẫn còn đang là một khái niệm mới mẻ nhưng lại rất được ưa chuộng. Vậy nên quy trình Tổ chức sự kiện có tầm quan trọng rất lớn đối với hình ảnh của tổ chức Các chuyên gia thường hay ví rằng người tổ chức sự kiện như một “nghệ nhân ghép hình”. “Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng…” là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện. Quy trình Tổ chức sự kiện Tiến hành hoạt động nghiên cứu Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công ,động thổ… đều cần có những thông tin sau: – Chủ đề chính của chương trình – Mục tiêu tổ chức – Thông điệp của sự kiện – Đối tượng và số lượng khách mời tham dự – Thời gian tổ chức – Ngân sách dự kiến – Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ Tổ chức sự kiện như thế nào Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện Sau khi đã có được những thông tin yêu cầu, team sự kiện sẽ tiến hành họp bàn lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Ý tưởng chủ đạo được ví như “linh hồn của event”, ý tưởng này có thể do chính khách hàng/cấp trên đưa ra hoặc do chính nhóm làm sự kiện sáng tạo nên dựa trên các thông tin nền. Khi đã có được ý tưởng thì tiến hành lên chủ đề cho sự kiện: màu sắc chủ đạo, sử dụng hình ảnh nào, tổ chức những hoạt động gì… cho phù hợp với ý tưởng đó. Nếu như ý tưởng được xem là “linh hồn” thì chủ đề chính là “diện mạo” của sự kiện. Để tạo ra được ý tưởng và chủ đề, bạn cần phải dựa vào thông điệp của sản phẩm, hành vi tiêu dùng – văn hoá của người tham gia, mục tiêu truyền thông của sự kiện… Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Địa điểm tổ chức Thời gian diễn ra sự kiện Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: Backdrop, bandrol, standee, thư mời, vé mời… Nội dung chi tiết chương trình sự kiện. (Gồm những hoạt động gì, thời gian bao lâu, cần trang trí – chuẩn bị những dụng cụ gì…) Nhân lực thực hiện. Kế hoạch truyền thông Những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa, mất điện…) Cách thức đo lường hiệu quả Dự trù kinh phí (Sự kiện cho công ty), Báo giá (Sự kiện cho khách hàng). Thực hiện kế hoạch theo quy trình tổ chức sự kiện Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng… Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra. ♦ Trước sự kiện Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận. Khảo sát địa điểm. Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…) Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời… Thực hiện truyền thông cho sự kiện. Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại. Dàn dựng – lắp đặt. Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra. Tổng duyệt chương trình… Nhiệm vụ của người quản lý sự kiện là phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất. ♦ Trong sự kiện Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng người tham dự lẫn khách hàng/công ty. ♦ Sau sự kiện Tiến hành thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm. Trao trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nhà cung cấp. Kết Thúc Sự Kiện Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo. Về trang trước Gửi email In trang Tweet
2022 18 - 10 Các bước để tạo một chiến lược tiếp thị tuyệt vời cho sự kiện Bạn đã dốc hết sức lực của mình vào việc tổ chức sự kiện nhưng vẫn đang lo lắng về số lượng người xuất hiện tại sự kiện đó? Xem thêm
2022 18 - 10 Những lưu ý quan trọng để đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện Các nhà tổ chức sự kiện thường rất bận rộn với những kế hoạch thu hút khách tham dự nhưng lại rất dễ quên việc phải đảm bảo an toàn cho người tham dự sự kiện, thậm chí là cho cả bản thân mình trong sự kiện. Xem thêm
2022 18 - 10 Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp Tiệc tất niên cuối năm hay còn được gọi là Year End Party là một sự kiện quan trọng và cần thiết đối với mỗi công ty. Không chỉ là một buổi tiệc ăn uống thông thường, tiệc tất niên còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng để doanh nghiệp tổng kết lại chặng đường hoạt động trong năm qua và vạch ra kế hoạch phát triển cho năm mới. Xem thêm